Plaintes : un règlement au Centre de services scolaire des Phares 

Le Centre de services scolaire des Phares dispose d’un nouveau règlement concernant le traitement des plaintes liées aux fonctions des centres de services scolaire, en vigueur depuis le 20 décembre dernier.

« Ce règlement encadre le traitement des plaintes par le parent, comme par exemple, un contribuable qui se plaint de son compte de taxes ou un déneigeur qui pousse la neige de l’école sur un voisin. Ce règlement n’a pas de lien avec le service rendu aux élèves », précise sa coordonnatrice aux communications, Zoé Ross-Lévesque.

Le Règlement vise à favoriser la recherche d’une solution satisfaisante pour tous, lorsque survient une plainte d’une personne à l’égard du centre de services scolaire, de l’un de ses établissements ou de ses services.

Il établit le processus que doit suivre cette personne lorsqu’elle ne parvient pas à régler une situation qu’elle juge insatisfaisante et qu’elle souhaite déposer une plainte auprès du Centre de services scolaire.

Deux étapes

Le processus de cheminement d’une plainte comporte deux étapes. Le plaignant s’adresse successivement à la personne concernée, à la direction de l’établissement ou du service administratif concerné et au responsable du traitement des plaintes.

À chacune des étapes, le plaignant et les personnes impliquées peuvent présenter leurs observations afin de faciliter le processus de cheminement de la plainte. La réponse de la personne impliquée peut être donnée verbalement.

Première étape

Le plaignant communique successivement dans un premier temps avec la personne impliquée et par la suite, si nécessaire, avec la direction de l’établissement ou du service administratif concerné pour lui exposer sa plainte ou l’objet de son mécontentement et tenter de trouver une solution.

Une réponse doit être donnée au plaignant dans un délai de 10 jours ouvrables, à compter de la réception de la plainte.

Si la personne ou la direction concernée choisit de maintenir le statu quo, elle en expliquera clairement les motifs au plaignant.

Deuxième étape

Si la réponse donnée ne satisfait pas le plaignant, celui-ci pourra s’adresser au responsable du traitement des plaintes du centre de services scolaire qui dispose d’un délai de 15 jours ouvrables à compter de la réception de la plainte pour y donner une suite. Celui-ci écoutera les représentations du plaignant et des personnes impliquées.

Il tentera de concilier les positions des deux parties et de trouver une solution. S’il n’y arrive pas, il expliquera la situation au plaignant et aux personnes impliquées et procédera à la fermeture du dossier.

Le responsable du traitement des plaintes peut se saisir d’une plainte même si l’étape précédente n’a pas été complétée, lorsqu’il estime que son intervention est nécessaire afin d’éviter que le plaignant subisse un préjudice.

À toute étape du processus, si le plaignant prétend avoir subi un préjudice lui donnant droit à une compensation à titre de dommages et intérêt, la plainte doit être alors transmise à la direction du Service des ressources matérielles (responsable du dossier des assurances), et ce, sans admission de responsabilité.

Confidentialité

Toutes les personnes impliquées dans le processus de traitement d’une plainte, à quelque étape que ce soit, sont tenues de préserver la confidentialité des informations qui leur sont transmises à moins que ces renseignements ne soient nécessaires au traitement de la plainte.

Le dossier d’une plainte demeure confidentiel et son accès ne peut être autorisé qu’en vertu de la loi.

Le Règlement a été adopté par le conseil d’administration le 12 décembre 2023 par la résolution 23-12-12-461 et il est entré en vigueur le 20 décembre 2023.