Le CSS des Phares blâmé par l’Autorité des marchés publics

L’Autorité des marchés publics (AMP) formule cinq recommandations au Centre de services scolaire (CSS) des Phares pour des manquements en matière de gestion contractuelle dans le cadre de 28 contrats de gré à gré attribués entre juin 2024 et juillet 2025 pour des services d’entretien ménager totalisant 2 386 328,07 $.

Dans le cadre de son examen, l’AMP a constaté que depuis environ 25 ans, le CSS des Phares conclut des contrats de gré à gré avec les mêmes entreprises, sans regrouper ses besoins malgré leur nature prévisible et récurrente.

Ainsi, parmi les 28 contrats attribués en 2024-2025, dix ont été accordés à un même prestataire de services (pour une valeur totale de 720 200 $) et neuf à un autre (pour un total de 996 440 $).

Or, lorsqu’un organisme public doit répondre à des besoins prévisibles et récurrents de même nature, les principes directeurs énoncés à la Loi sur les contrats des organismes publics (LCOP) prônent leur regroupement, dans une optique de saine gestion des fonds publics et de recherche de la meilleure valeur dans l’intérêt public.

Compte tenu du volume de contrats accordés et du coût total associé, le CSS des Phares aurait dû s’interroger sur sa stratégie d’acquisition, notamment sur l’opportunité de lancer un appel d’offres pour permettre à d’autres entreprises qualifiées de déposer une soumission.

Le CSS des Phares a plutôt analysé ses besoins à la pièce, par établissement scolaire, plutôt que de manière globale. Quant à son analyse du marché, elle s’est limitée aux résultats des appels d’offres passés, empêchant ainsi l’identification de nouveaux concurrents.

Manquements au cadre normatif

La pratique consistant à renouveler de façon successive des contrats de gré à gré avec les mêmes prestataires, sous les seuils d’appel d’offres et sans justification, crée une situation de traitement préférentiel et limite l’accès au marché pour d’autres entreprises.

Cela empêche une concurrence réelle et ne permet pas de confirmer que les prix obtenus sont conformes aux conditions du marché.

Cette pratique, qui va à l’encontre d’une saine gestion contractuelle, ne respecte pas les principes directeurs de la LCOP ni la politique interne du CSS des Phares, laquelle prévoit la rotation des fournisseurs pour garantir l’égalité des chances de contracter avec l’État.

L’AMP a aussi constaté des enjeux quant à l’exercice du rôle de responsable de l’application des règles contractuelles au sein du CSS des Phares. Or, cette fonction stratégique, encadrée par la loi, requiert une implication soutenue pour assurer le respect du cadre

normatif, la mise en place de mécanismes de contrôle et la formation adéquate du personnel œuvrant en gestion contractuelle.

Recommandations

En regard des manquements constatés, l’AMP recommande au conseil d’administration du CSS des Phares :

· De procéder à une nouvelle évaluation, adéquate et rigoureuse, de ses besoins en entretien ménager et d’envisager leur regroupement.

· De réévaluer sans délai le mode de sollicitation retenu pour répondre à ses besoins.

· De se doter de procédures efficaces assurant le respect de sa propre Politique sur l’acquisition de biens et de services et des principes prévus à la LCOP.

· D’assurer la formation du RARC et du personnel œuvrant en gestion contractuelle quant aux exigences du cadre normatif.

· D’informer par écrit le personnel concerné de la décision rendue par l’AMP.

Le CSS des Phares dispose d’un délai de 45 jours pour transmettre à l’AMP les mesures prises pour donner suite à ces recommandations, les échéanciers prévus ainsi que les explications démontrant que ces mesures sont adaptées aux constats formulés.