Contrat de 2,5 M$ : le CSSS du Fleuve-et-des-Lacs pointé du doigt

L’Autorité des marchés publics (AMP) épingle le Centre de services scolaire du Fleuve-et-des-Lacs (CSSFL) pour plusieurs manquements relevés dans l’octroi d’un contrat de 2,5 M$ visant des services de recrutement d’élèves et de soutien pédagogique.

L’enquête met en lumière des manquements concernant l’admissibilité du soumissionnaire retenu, le respect des règles d’appel d’offres et la gestion contractuelle du CSSFL.

Le contrat, accordé pour une période initiale de 18 mois, était évalué à 849 000 $. En tenant compte des deux options de renouvellement prévues aux documents d’appel d’offres, sa valeur totale atteignait toutefois environ 2,5 M$.

Selon l’AMP, cette valeur dépassait le seuil gouvernemental de 1 M$, ce qui obligeait l’entreprise retenue à détenir une autorisation de contracter au moment du dépôt de sa soumission. Comme cette autorisation était absente, le CSSFL aurait dû déclarer la soumission inadmissible.

Durée du contrat modifiée

L’enquête révèle également que le CSSFL a finalement attribué le contrat pour une durée de 18 mois seulement, sans inclure les deux années de renouvellement pourtant prévues dans les documents d’appel d’offres.

L’AMP estime que cette modification est importante puisque les entreprises évaluent leurs coûts, les risques et la rentabilité d’un contrat en fonction des conditions annoncées.

En modifiant ces conditions après l’ouverture des soumissions, le CSSFL n’a pas respecté le principe du traitement intègre et équitable des concurrents.

Faiblesses dans l’analyse des soumissions

L’Autorité souligne également des lacunes dans l’analyse des soumissions. Une entreprise a notamment été écartée en raison de critères qui, selon elle, n’étaient pas clairement énoncés dans les documents d’appel d’offres.

Elle rappelle qu’un organisme public ne peut rejeter une soumission en se fondant sur des exigences qui n’ont pas été précisées au préalable. Les critères d’évaluation doivent être clairement définis afin que les entreprises puissent préparer une offre conforme.

L’examen a aussi permis de constater que le CSSFL ne disposait pas de lignes internes de conduite en matière de gestion contractuelle au moment du lancement de l’appel d’offres, malgré une obligation en vigueur depuis une dizaine d’années.

L’AMP note également que le personnel responsable des appels d’offres ne bénéficiait pas d’une formation suffisante sur les règles encadrant les contrats publics.

Selon l’organisme de surveillance, la personne responsable de l’application des règles contractuelles n’a pas pleinement exercé les responsabilités qui lui incombent, un rôle pourtant essentiel pour assurer l’intégrité des processus d’octroi de contrats.

Afin de corriger la situation, l’AMP recommande notamment au conseil d’administration du CSSFL de réaliser un autodiagnostic de ses pratiques en gestion contractuelle, de mieux former le personnel responsable des appels d’offres et de clarifier le rôle de la personne responsable de l’application des règles contractuelles.