Sprint final vers les Jeux du Québec

À moins de trois semaines de la présentation de la 57^e Finale des Jeux du Québec à Rimouski, les organisateurs ont amorcé le sprint final de préparation en déménageant lundi dans la centrale administrative Tanguay, dans les locaux de l’UQAR.

« On rassemble tout le monde dans un même lieu. Le centre opérationnel des Jeux sera ici avec l’équipe de direction. C’est un endroit très névralgique parce que tout va passer par le centre opérationnel. Tous les coordonnateurs de tous les 11 secteurs seront ensemble, juste à côté de la l’équipe de direction. Pendant les neuf jours des jeux sur les 19 sites, plus les lieux d’hébergement, dès qu’il se passe quelque chose, ça va monter automatiquement au centre opérationnel. Nous avons un processus de résolution de problème selon une échelle de gravité. On peut passer de forts vents sur le fleuve pendant que nos jeunes y seront à une panne de courant généralisée », indique la directrice générale, Chantal Pilon, qui travaille à l’organisation de l’événement depuis trois ans.

Des mises en situation

Lors d’un lac-à-l’épaule, le 3 juin dernier, les responsables ont eu à répondre à diverses mises en situation. « Tous nos bénévoles terrain délégués étaient présents. Nous étions 300 personnes. Nous sommes passés d’une alerte AMBER à une collision entre deux voiliers. Notre processus de résolution de problème a été évalué », précise madame Pilon.

Encore besoin de bénévoles

Si l’équipe de direction est complète depuis plusieurs mois, il y a toujours de la place pour des bénévoles. « Au départ, nous voulions 2 500 bénévoles qui faisaient un à deux quarts de travail de cinq heures chacun. Présentement, nous sommes autour de 1 600 bénévoles, mais plusieurs veulent faire trois ou quatre quarts de travail. Nous avons donc besoin de moins de bénévoles que ce que l’on pensait, mais nous invitons toujours les gens à s’inscrire comme bénévoles sur notre site Internet et nous allons les contacter rapidement pour établir un horaire. J’aimerais qu’on se rende à 1 800 bénévoles. Il nous reste encore plus de deux semaines. Les choses vont bien. Nous sommes en train de placer nos gens présentement et plusieurs mentionnent être prêts à en faire plus. Nous devons remplir 6 500 blocs de cinq heures de bénévolat », explique la directrice générale.

Les journées sont comptées

Madame Pilon souligne que les jours sont comptés jusqu’au début des Jeux. « Cette semaine, on s’affaire à l’installation des équipes à l’UQAR. Après, il va rester la semaine prochaine et l’autre semaine, les missionnaires arrivent le mercredi (19 juillet). Les athlètes vont arriver le 21 juillet. Pour les deux prochaines semaines, on révise toutes les listes pour s’assurer que nous sommes prêts. Par exemple, la préproduction de nourriture est terminée, notamment les 20 916 muffins sont prêts et congelés. Les préparations pour les 25 000 sandwichs sont prêtes, tout comme la lasagne et la sauce à spaghetti. Il nous reste à répartir cela dans les écoles où il y aura des cafétérias (UQAR, Cégep et Paul-Hubert) ».

Démêler le matériel à l’entrepôt

« Nous sommes en train de démêler tout le matériel à l’entrepôt pour chacun des sites de compétition. Nous avons fait tout près de 3 000 commandes de matériels. Nous préparons des palettes pour livrer sur chacun des sites dès la semaine prochaine afin de commencer le montage des sites la semaine du 17 juillet. La signalisation et le pavoisement pour chacun des sites devront aussi être installés. Nous sommes aussi en train d’accréditer nos bénévoles », indique madame Pilon.

32 000 km de transport

Le transport est une autre logistique importante à mettre en place. « Nous sommes à rencontrer tous nos chauffeurs d’autobus. Nous avons 32 000 km de transport à planifier sous forme de navette ».

« Nous sommes en bonne position. Nous sommes là où ne devions être rendus à cette date. Il nous reste deux semaines pour attacher ce que nous avons planifié depuis deux ans. Nous sommes fébriles. C’est du bon stress. Nous avons le sentiment que nous sommes prêts, même si nous ne pouvons pas tout prévoir parce que c’est tellement gros comme événement. Les gens ont hâte. Il y a beaucoup de fébrilité au sein de l’équipe », ajoute madame Pilon.

La cérémonie d’ouverture du 21 juillet affiche complet pour le moment. Il est possible que des billets se libèrent si les délégations ont besoin de moins de place que prévu. Si c’est le cas, une mise en vente sera annoncée ce vendredi. Il reste 600 ou 700 billets pour la cérémonie de fermeture.